TapCompleteなら、予約が確定してから来店するまでの連絡と手続きが、オンライン予約システムで自動で進みます。お客様への控えの送付、前日のリマインド、予約した人数やコースの変更とキャンセルの受付まで、店舗が手を動かす場面はほとんどありません。
予約を受ける仕組みは分かった。しかし、その先が想像できない。お客様に連絡は届くのか。予約を忘れて来店されなかったらどうなるのか。人数を変えたいと言われたら、結局こちらが対応することになるのではないか。
ここでは、予約が確定してからお客様が来店するまでに何が起きるかを、時系列で示します。あわせて、店舗が実際に手を動かす場面を記載します。
予約システムで予約が確定すると、お客様の手元に3つの控えが残る
予約が確定した直後に、お客様は3つの方法で予約の内容を手元に残せます。
図表1：お客様の手元に残る予約の控え
3つを用意しているのは、1つが失われても予約の内容が分かる状態にするためです。メールが迷惑メールに振り分けられても、スクリーンショットとカレンダーが残ります。
予約完了画面には、予約番号と予約の内容が表示される
予約が確定すると、予約番号が発行されます。
予約番号は、来店のときや問い合わせのときに、お客様と店舗が同じ予約を指すための番号です。予約完了画面には予約番号、日時、人数が表示され、画面をスクリーンショットで保存するよう勧める案内が出ます。
| 表示される内容 | 説明 |
|---|---|
| 予約番号 | 来店のときや問い合わせのときに、お客様と店舗が同じ予約を指すための番号 |
| 日時と人数 | 予約した内容。画面をスクリーンショットで保存するよう勧める案内が出る |
| カレンダーへの登録リンク | Google・Outlook・Yahoo・iCalの4種類から選べる |
後から予約の内容を確かめたいときは、お客様は予約照会の画面から、電話番号と予約番号でログインします。予約番号が画面とメールの両方に残るため、照会のときに困ることはありません。
予約完了メールは、店舗名で届く
差出人の表示名は店舗名になります。
メールアドレスはTapCompleteのドメインを使いますが、受信箱に表示される名前は店舗名です。返信先には店舗の連絡用メールアドレスを設定しています。お客様がそのまま返信すれば、店舗に直接届きます。
図表3：予約完了メールの差出人の設定
メールの送信が3回続けて失敗した場合、そのメールアドレスへの送信は自動的に止まります。存在しないアドレスへ送り続けると、他のお客様へのメールも届きにくくなるためです。
カレンダーへの登録は、お客様が4種類から選べる
予約完了画面とメールの両方に、カレンダーへの登録リンクが表示されます。
| カレンダー | 対象 |
|---|---|
| Google カレンダー | Android、Webブラウザ |
| Outlook | Microsoftアカウント |
| Yahoo カレンダー | Yahoo! JAPAN ID |
| iCal | iPhone、Mac |
登録される内容は、店舗名、コース名、開始と終了の日時、予約対象数、予約番号、店舗の住所と電話番号、予約照会ページのURLです。開始と終了の日時がそれぞれ入るため、カレンダー上で所要時間が正しく表示されます。
コースとは、予約1件が押さえる枠の単位です。メニューや施術、レッスンなど、店舗での呼び方は業種で変わります。
この機能は両方のプランで利用できます。月額3,000円のLiteでも同じ導線が表示されます（料金プラン）。
TapCompleteがメールとカレンダーの両方を用意しているのは、お客様が選ぶためである
どれを使うかは、お客様の習慣によります。
図表5：控えの性質の違い
予約を受けるたびに、3つとも用意されます。複数の手段を並べておくことで、予約の取り違えや来店忘れを防げます。
前日にリマインドメールが届く
来店の前日に、予約の内容を知らせるメールが自動で送られます。
店舗の操作は不要です。この機能も両方のプランが対象で、予約件数による制限もありません。
リマインドメールが届くことで、お客様が予約を思い出します。都合が悪いと分かれば、当日ではなく前日にキャンセルの連絡が入ります。店舗にとっては、空いた予約枠を埋め直す時間が生まれます。
予約した人数やコースの変更とキャンセルは、お客様がマイページで行う
店舗への連絡は不要です。
お客様は予約照会の画面からログインし、マイページで予約の内容の確認、予約した人数の変更、予約したコースの変更、予約のキャンセルを行えます。
| 手続き | 条件 |
|---|---|
| 予約の内容の確認 | いつでも |
| 予約した人数の変更 | 店舗が許可したコースのみ。キャンセル期限まで |
| 予約したコースの変更 | 店舗が許可したコースのみ。キャンセル期限まで |
| 予約のキャンセル | キャンセル期限まで。店舗が設定した段階のキャンセル料が適用される |
予約した日時は、マイページでは変更できません。日時を変えたいお客様は、予約をキャンセルしてから、あらためて予約します。
事前決済を設定したコースは、店舗が決めた無料キャンセル期間の終了日に決済されます。無料キャンセル期間とは、店舗が設定する、キャンセル料がかからない期間です。期間中のキャンセルでは決済が行われていないため、返金も手数料も発生しません。期間の後は、店舗が設定した段階のキャンセル料を差し引いて返金されます。期限を過ぎたキャンセルと、来店がなかった場合は返金されません。
店舗が電話に出られない時間帯でも、お客様は手続きを進められます。
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店舗は、予約が入ると3つの方法で気づける
予約が入った時点で、お店宛の予約通知メールが届きます。あわせて管理画面の予約一覧に表示され、ブラウザのタブに未読の件数が出ます。
| 方法 | 気づき方 | 向いている場面 |
|---|---|---|
| お店宛の予約通知メール | 受信で気づく | 外出が多く、管理画面を開く頻度が低い |
| 管理画面の予約一覧 | 開いて確認する | その日の予定をまとめて把握したい |
| ブラウザのタブの件数表示 | 表示の変化で気づく | 店頭で端末を開いたままにしている |
いずれもプランによる差はありません。月額3,000円のLiteでも、3つとも使えます。
来店までに、店舗が手を動かす場面はほとんどない
図表8：予約完了から来店までの流れと、店舗の作業
店舗が対応するのは、次の場合に限られます。期限を過ぎてからの人数やコースの相談やキャンセルの相談、許可していないコースへの変更の依頼、当日の遅刻の連絡や道案内、店舗都合による予約の取り消しです。
店舗都合で予約を取り消した場合、お客様には全額が返金されます。事前決済の後であれば、決済手数料3.6%は戻らず、店舗の負担になります。
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まとめ
TapCompleteなら、予約が確定したあとの連絡と手続きを、予約システムが店舗に代わって進めます。控えの送付、前日のリマインド、予約した人数やコースの変更とキャンセルの受付は、どれも自動です。
お客様の手元には、予約完了画面、メール、カレンダーの3つの控えが残ります。店舗にはお店宛の予約通知メールが届き、管理画面の一覧とタブの件数表示でも気づけます。事前決済は無料キャンセル期間の終了日に行われるため、期間中のキャンセルには手数料がかかりません。
いずれの機能もプランによる差はなく、月額3,000円のLiteで使えます。店舗が対応するのは、期限を過ぎてからの相談や当日の連絡などに限られます。
予約完了から来店までに届くメールや画面は、機能のページで確認できます。
