予約の記録を予約システム1つにまとめれば、ダブルブッキングは起きません。電話で受けた予約も、予約なしで来店したお客様も、予約システムの管理画面に登録すれば、同じ日時の予約枠はオンライン予約の画面から選べなくなります。
同じ時間に2件の予約が入っていた。1件は電話で受けたもの、もう1件はネットから入ったもの。紙の台帳、Excel、カレンダーアプリ、別の予約サイト。記録している場所がどこであっても、2カ所以上に分かれていれば同じことが起きます。
ここでは、ダブルブッキングが起きる原因を整理した上で、TapCompleteで予約の記録を1つにまとめる方法を示します。あわせて、切り替えの前に店舗が決めておく運用を記載します。
予約システムで記録を1つにまとめれば、ダブルブッキングは起きない
同じ日時の予約枠に、2件目が入る余地がなくなるためです。
予約システムは、空いている予約枠だけをオンライン予約の画面に表示します。電話や来店で受けた予約を予約システムの管理画面に登録すると、その時点で予約枠が埋まり、お客様の画面からも選べなくなります。
予約の記録が1つであれば、別の記録と見比べる必要がありません。見比べる作業がなければ、見落としも起きません。
TapCompleteでは、電話や来店で受けた予約を管理画面から登録できます。この機能は両方のプランに含まれます。月額3,000円のLiteでも利用できます（料金プラン）。
ダブルブッキングは、予約の記録が2カ所以上に分かれていると起きる
どこか1カ所の記録だけを見て、予約を受けてしまうためです。
電話で予約を受けるときに台帳だけを見れば、ネットから入った予約に気づきません。ネット予約の画面で空きと表示されていても、その時間に電話予約や来店客がいれば重複します。
| 場面 | 起きること |
|---|---|
| 電話で予約を受ける | 台帳などに書く。ネット予約の空き枠には反映されない |
| 予約なしのお客様が来店する | どこにも記録されない。空いて見える枠にネット予約が入る |
| ネット予約が入る | ネット予約の画面には入るが、台帳を見ている人は把握できない |
| 予約の変更が入る | 2カ所を直す必要があり、片方の更新が漏れる |
| 営業前 | 2カ所を突き合わせる作業が発生する |
| 突き合わせが漏れた日 | ダブルブッキングが発覚する |
2カ所の記録に差が出たとき、店舗には判断する材料がありません。台帳には「午後2時 山田さん 4人」、ネット予約の画面には「午後2時 佐藤さん 2人」。どちらも本物の予約ですが、予約枠は1つしかありません。
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台帳やExcelを工夫しても、記録は2カ所に分かれたまま残る
記録の場所が2つある構造は、工夫では変わらないためです。
| 方法 | 限界 |
|---|---|
| ネット予約を毎日、台帳やExcelに書き写す | 書き写す手間が毎日発生する。書き写した後に入った予約は反映されない |
| 台帳の予約をネット予約の側に手入力する | 同上。入力の二度手間になる |
| 色分けやマークで区別する | 見分けはつくが、突き合わせ作業は残る |
| ネット予約を止めて電話だけにする | 営業時間外の予約を取りこぼす |
いずれも作業を増やすか、予約の機会を減らすかのどちらかです。根本の原因である「記録の場所が2つある」状態は解消されません。
電話予約も飛び込み客も、予約システムに登録すれば記録は1つになる
予約の入り口が複数あっても、記録する場所を1つにすれば足ります。
図表3：店舗が予約を登録する画面
日時、コース、お客様の氏名と連絡先を入力します。入力中も空き枠の状況を確認できます。画面は開発中のもので、表示している内容は例です。
コースとは、予約1件が押さえる枠の単位です。メニューや施術、レッスンなど、店舗での呼び方は業種で変わります。
電話で受けた予約は、通話中にその場で登録します。予約なしで来店したお客様は、席に案内した時点で登録します。どちらも登録した瞬間に予約枠が埋まるため、30分後にオンライン予約が重なることはありません。
予約システムの空き状況が店の実際と一致するため、当日の営業時間中もオンライン予約を受け続けられます。直前の予約をどこまで受け付けるかは、店舗は受け付ける予約の量を決められるで詳しく説明しています。
記録が1つになると、突き合わせる作業がなくなる
予約システム以外の記録と見比べる時間が、そのまま空きます。
図表4：一元管理にした場合の、店舗の作業の変化
紙の台帳には、書いた人にしか読めない、複数人が同時に見られない、外出先から確認できないという制約があります。店舗が画面に集約すると、これらが解消されます（機能の一覧）。
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切り替え日を決めれば、その日から記録は1つになる
切り替えの前に、店舗が4つのことを決めておきます。
| 店舗が決める項目 | 決めること |
|---|---|
| 登録の担当 | 電話を受けた人、来店客を案内した人が、その場で登録する |
| 端末の置き場所 | 電話と受付のそばに、すぐ操作できる端末を置く |
| 既存の予約 | 切り替え日を決める。それ以前の予約は今までの記録で管理し、以降は予約システムに入れる |
| 今までの記録の扱い | 切り替え日以降は使わない |
「今日から予約システムだけ」と決めた日から、記録は1つになります。切り替え日の前に入っている予約も、少しずつ予約システムへ移していけば、今までの記録は自然に役目を終えます。
手動登録した予約には、事前決済とデポジットは適用されません。電話や店頭では、その場でカード情報を登録してもらえないためです。前払いを求めたい予約は、お客様に予約ページから入れてもらいます。
まとめ
電話予約も飛び込み客も予約システムに登録しておけば、同じ日時の予約枠に2件目が入ることはありません。登録した瞬間に予約枠が埋まり、オンライン予約の画面から選べなくなるためです。
ダブルブッキングの原因は、予約の記録が2カ所以上に分かれていることです。台帳やExcelを工夫しても記録が分かれた構造は変わらず、突き合わせの作業と見落としが残ります。
TapCompleteでは、電話や来店で受けた予約の登録が月額3,000円のLiteに含まれています。切り替え日を決め、その日から予約システムだけで管理すれば、記録は1つになります。
予約を登録する管理画面がどう動くかは、機能のページで確認できます。
